Addendum de traitement des renseignements personnels

L’Organisation cliente détermine les fins pour lesquelles les renseignements personnels des Candidats sont recueillis et utilisés. Elle est l’entreprise qui recueille ces renseignements au sens de la Loi et demeure responsable envers les personnes concernées.

Sam7 agit exclusivement pour le compte de l’Organisation cliente et sur ses instructions documentées, à titre de prestataire de services, aux seules fins d’héberger, traiter, sécuriser et rendre accessible le Service.

Catégories de personnes — candidats, utilisateurs autorisés de l’Organisation cliente.

Catégories de renseignements — identité et coordonnées, contenu de curriculum vitae, parcours et compétences, notes de recrutement, statut de candidature, résultats d’analyse assistée par intelligence artificielle.

Opérations — collecte via les pages publiques d’offres, hébergement, structuration, analyse assistée, mise à disposition, exportation, suppression.

Durée — la durée du contrat, augmentée des délais de restitution et de purge prévus aux Conditions.

Ne traiter les renseignements que sur instruction de l’Organisation cliente et pour les fins convenues · ne conserver, utiliser ni communiquer les renseignements à aucune autre fin, notamment commerciale ou d’entraînement de modèles · assurer la confidentialité par des engagements écrits du personnel autorisé · mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la Politique de confidentialité · assister l’Organisation cliente dans le traitement des demandes des personnes concernées et dans ses obligations en cas d’incident · supprimer ou restituer les renseignements au terme du contrat.

Nous recourons aux catégories de prestataires énumérées dans la Politique de confidentialité. Chacun est lié par des obligations au moins équivalentes à celles du présent addendum.

Tout changement de catégorie de prestataire susceptible d’affecter la protection des renseignements est notifié à l’Organisation cliente au moins trente (30) jours à l’avance, avec faculté pour elle d’objecter et, à défaut de solution, de résilier sans frais la portion concernée du contrat.

Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication hors du Québec, conformément à l’article 17 de la Loi, et n’y procédons que si la protection demeure adéquate. Les conclusions de cette évaluation sont communicables à l’Organisation cliente sur demande motivée, afin de lui permettre de satisfaire à ses propres obligations.

Nous avisons l’Organisation cliente sans délai injustifié et au plus tard dans les soixante-douze (72) heures suivant la prise de connaissance d’un incident touchant ses renseignements, en lui fournissant les éléments nécessaires à l’appréciation du risque et à ses propres notifications.

Nous lui prêtons assistance pour l’évaluation du risque de préjudice sérieux, la tenue de son registre et, le cas échéant, les avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées.

Sur demande écrite raisonnable et au plus une fois par période de douze (12) mois — sauf incident ou exigence d’une autorité —, nous fournissons à l’Organisation cliente la documentation permettant de démontrer le respect du présent addendum : description des mesures de sécurité, résumé des évaluations pertinentes, réponses à un questionnaire de diligence raisonnable.

À la fin du contrat, l’Organisation cliente dispose des délais de récupération prévus aux Conditions d’utilisation. À leur expiration, les renseignements sont supprimés de nos systèmes de production, puis purgés des sauvegardes selon un cycle n’excédant pas trente-cinq (35) jours, sauf obligation légale de conservation.